About Us
Services
Patients Info
Administration
Contact us
     
 

إدارة المشتريات/العقود

المقدمة :

أنشئت إدارة المشتريات مع البدايات الأولى لتشغيل برنامج مستشفى القوات المسلحة بشروره في عام 1/6/2007م وتم التشغيل الفعلي بتاريخ 01/10/2008م و ارتباطها بإدارة البرنامج وكان لإدارة المشتريات وحدتين , واحدة للمناقصات والأخرى للمشتريات المباشرة وتفرع منها أربعة أقسام.

العودة

المهام :

تقوم إدارة المشتريات بعدة أعمال مهمة لخدمة برنامج مستشفى القوات المسلحة بشروره ؛ وتشمل هذه الأعمال ما يلي :
1-طرح احتياجات البرنامج عن طريق المناقصات العامة والتي تغطي مدة أحتياج السنه .
2-تنفيذ طلبات الشراء المباشر ذات الصلة العاجلة .
3-متابعة توريد أوامر الشراء وصرف المستحقات المالية للشركات للاستفادة من ميزانية البرنامج .
4-إصدار العقود ومتابعة الضمانات البنكية ، حسب أنظمة ولوائح نظام المشتريات الحكومية
5-علما أن الإدارة تتبع في كل نشاطاتها نظام المشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية.

كما نشير هنا ألي بعض الأمور المهمة أ-الأصل في تنفيذ الطلبات أن يكون عن طريق المناقصات العامة؛ ويتطلب هذا الأمر من الجهات الطالبة تحديد احتياجاتها السنوية من الأصناف المختلفة وكمياتها والتنسيق مع أدارة الإمداد والتموين لطرحها في منافسة عامة في وقت مبكر

ب-يجب أن تكون جميع طلبات الشراء الغير إستهلاكية أو التي تخزن موقعة من الإدارة الطالبة و إدارة التموين بعدم توفرها و من قبل مدير البرنامج .

 

العودة

آلية العمل :

لسامي ، وتستقبل إدارة المشتريات طلبات الشراء لجميع أقسام وإدارات برنامج مستشفى القوات المسلحة من خلال القنوات التالية ،وذلك بهدف المسئولية الإدارية لكل جهة:

  • طلبات المستلزمات والمستهلكات الطبية وغير الطبية يتم طلبها عن طريق إدارة التموين والإمداد بالبرنامج.
  • طلبات الأدوية عن طريق التموين الطبي بالبرنامج.
  • طلبات الأجهزة الطبية عن طريق إدارة الهندسة الطبية .
  • طلبات الصيانة الغير الطبية والخدمات العمرانية عن طريق إدارة المشاريع والصيانة
  • طلبات الكتب الطبية والوسائط المعلوماتية والعلمية عن طريق الشئون الأكاديمية
  • طلبات الاتصالات وأجهزة الحاسب الآلي وملحقاته عن طريق إدارة تقنية المعلومات
  • طلبات الأثاث عن طريق إدارة الخدمات المساندة بالبرنامج
  • طلبات المعدات الطبية عن طريق قسم التعقيم المركزي
  • طلبات الأغذية الإكلينيكية عن طريق قسم التغذية
  • طلبات الأجهزة السمعية والبصرية عن طريق إدارة الصوتيات والسمعيات.

العودة

التنظيم الإداري

تتبع إدارة المشتريات للإدارة التنفيذية للشئون المالية والإدارية ببرنامج مستشفى القوات المسلحة بشروره ويوجد في الإدارة أربعة أقسام على النحو التالي :

  • قسم المناقصات
  • قسم الشراء المباشر
  • قسم العقود والضمانات البنكية
  • قسم المتابعة

العودة

المناقصات

مهام وإجراءات قسم المناقصات ::

يعد أحد الشرايين الرئيسة التي تقوم بتوفير معظم احتياجات البرنامج عن طريق التنافس المعلن بين الشركات بغية الوصول إلي اقل الأسعار ، علما أن الأصل في نظام المشتريات الحكومية أن يتم توفير الاحتياجات عن طريق المنافسات العامة .

تبدأ دورة المنافسة من قبل الجهة الطالبة حيث يتوجب عليها التخطيط لاحتياجها في العام اللاحق لطرح المنافسة و من ثم يتم اعتماد الطلبات من المدير التنفيذي لتلك الجهة ثم توجه للإدارة العقود والمشتريات. ومن هنا يبدأ عمل قسم المناقصات كالتالي :

    1. إعداد الكراسة الخاصة بالمناقصة (مواصفات + كميات ) وتحديد الشخص المسئول عن المناقصة داخل قسم المناقصات
    2. الإعلان في صحيفة أم القرى وصحيفتين محليتين ، وكذلك بموقع البرنامج الإلكتروني
    3. البدء في بيع كراسة الشروط والمواصفات لمدة لاتقل عن 30 يوما حتى موعد فتح المظاريف (العروض).
    4. استقبال العروض في اليوم الذي يسبق موعد فتح المظاريف والتأكد من نظامية العرض بأن مغلقا بالشمع الأحمر
    5. فتح المظاريف من قبل لجنة مقررة من قبل مدير إدارة مستشفيات المنطقة الجنوبية بحسب الصلاحية ،حيث يتم الإعلان عن القيمة الإجمالية للعروض التي تقدمت بها الشركات المتنافسة أمام ممثليها .والتأكد من نظامية العرض ووجود الوثائق الرسمية المطلوبة من الشركات حسب النظام .
    6. يتم تفريغ العروض من قبل الشخص المسئول عن المنافسة في قوائم تسمى قوائم التحليل الفني والمالي وذلك لتحليلها من قبل لجنة متخصصة تدعى لجنة التحليل الفني والمالي والتي تشكل بقرار مدير البرنامج لتحليل عروض الشركات والتوصية بترسيه العروض المقبولة فنيا وماليا على أن تنهي اللجنة أعمالها خلال شهر من تاريخ القرار أو مايراة رئيس اللجنة مناسبا بناء على حجم المنافسة وعدد بنودها.
    7. بعد انتهاء لجنة التحليل الفني والمالي من عملها ، تقوم بتسليم العروض مع محضر التحليل الفني والمالي لقسم المناقصات الذي يقوم برفعه لرئيس لجنة فحص العروض لاستكمال إجراءات المناقصة النظامية.
    8. إعداد التقرير النهائي لقرارات لجنة فحص العروض وتوقيعه من جميع الأعضاء لرفعه لصاحب الصلاحية مع مجموعة من وثائق المنافسة لكي يتم اعتماده .
    9. بعد رجوع تقرير لجنة فحص العروض معتمدا بالموافقة على الترسيه من صاحب الصلاحية يتم إعداد خطابات الترسيه على الشركات التي تم اختيارها ومن ثم توقيعها من صاحب الصلاحية .
    10. بعد ذلك يتم توزيع خطابات الترسيه على الشركات بإرسال صور منها عن طريق الفاكس ثم تسليمها لمندوب الشركة .
    11. يتم إرسال نسخة من خطابات الترسيه إلي كل من :
      إدارة التموين بالبرنامج .
      إدارة الشئون المالية بالبرنامج.
      قسم المتابعة بإدارة العقود والمشتريات بالبرنامج .
      قسم العقود بإدارة العقود والمشتريات بالبرنامج.
    12. وضع جميع أصول المناقصة في حاوية وتسليمها لقسم العقود بإدارة العقود والمشتريات لإعداد العقود ثم إرسال كامل الوثائق إلى ديوان المراقبة العامة.

العودة

الشراء المباشر

مهام وإجراءات قسم الشراء المباشر :

    الأصل في تنفيذ طلبات الشراء أن يكون عن طريق المناقصات العامة ، ويستثنى مايلي:
  1. مهام وإجراءات قسم الشراء المباشر :
  2. الأصناف التي لم يتقدم لها أي عرض عن طريق المنافسات .
  3. الطلبات العاجلة والطارئة.
  4. الأصناف التي لا يمكن طرحها في المناقصات العامة لقلة استهلاكها السنوي أو لوجود وكيلا لها .
  5. • يجب ترقيم كل طلب بطريقة تسلسلية من قبل إدارة الإمداد والتموين ؛ ويرسل للإدارة العقود والمشتريات التي وضعت لنفسها هدفا بأن يتم إصدار التعميد لكل طلب خلال (35) يوما من تاريخ وصوله للإدارة – كحد أقصى

يقوم القسم بعمله حسب هذه الخطوات :

  1. التأكد من نظامية الطلب واكتمال مواصفاته ووجود توقيع مدير البرنامج إضافة لترجمة المطلوب للغة العربية مع ضرورة وجود سبب مقنع لطلب التأمين عن طريق الشراء المباشر.
  2. يقوم المشتري المسئول عن كل عملية بمكاتبة عدة شركات متخصصة للحصول على عروض أسعار منها خلال 7-14 يوما .
  3. ترتب هذه العروض في محضر لجنة الشراء المعتمد من وزير الدفاع والطيران والمفتش العام وترسل لرئيس اللجنة ، والتوقيع على المحضر بمدة لا تتجاوز ثلاثة أيام عمل ويعمل محضر عدالة أسعار .
  4. بعد توقيع المحضر يطلب المشتري حجز مبلغ مالي من الإدارة المالية حسب النموذج المعتمد .
  5. يتم أعداد خطاب التعميد بالشراء المباشر ويرسل للتوقيع من قبل صاحب الصلاحية.
  6. بعد توقيع التعميد من صاحب الصلاحية يرسل للشركة المعمدة بعد تأريخه ويسلم أصل التعميد لمندوب الشركة.
  7. تسلم صورة من التعميد لقسم المتابعة وصورة أخرى لقسم العقود وصورة لموظف التقارير.
  8. تسلم المعاملة كاملة لقسم المتابعة لمتابعة التوريد .

العودة

قسم المتابعة

إجراءات قسم المتابعة :

يبدأ دور المتابعة من وقت صدور التعميد وتسليمه للشركة حيث يتم الآتي :

  1. تقيد التعاميد الجديدة بدفاتر المتابعة .
  2. إرسال أصل المعاملة للمالية بعد إستكمال عملية التوريد مع الإحتفاظ بصورة .
  3. توزيع التعاميد الجديدة على موظفين المتابعة .
  4. يقوم كل متابع يومياً بالإتصال على الشركات لحثها على التوريد حسب المدة المتفق عليها ومعرفة أسباب التأخير .
  5. يتم إتخاذ الإجراء النظامي المناسب للشركات المتأخرة عن التوريد وذلك بإرسال خطاب إستعجال توريد وإنذار.
  6. أما بالنسبة للموردين الذين أكملوا التوريد فيتم متابعتهم أيضاً لإكمال أوراق المطالبة المالية وذلك لكي يتم الرفع للصرف .

مهام قسم المتابعة :

  1. متابعة التوريد ورفع المطالبات (لعمليات الشراء المباشر –والمناقصات ) .
  2. متابعة قسم العقود لإستلام عقود التعاميد التي تزيد مبالغها عن ثلاثمائة ألف ريال .
  3. متابعة المستودعات لإستلام المواد الموردة من الشركة / المؤسسة ورفع المحاضر اللازمة لإستكمال إجراءات الصرف .
  4. أرشفة المعاملات المسلمة للمالية .
  5. إعداد التقارير الخاصة بالمتابعة .

العودة

بواسطة: إدارة الاتصالات الإلكترونية والحاسب الآلي
الصفحة الرئيسية  |  معرض الصور  |  من نحن  |  إتصل بنا